特定歴史公文書の利用について
特定歴史公文書の概要
特定歴史公文書とは、市政を検証するために後世に残すべき重要な文書（歴史公文書）のうち保存期間が満了し、市長に移管されたものをいいます。現在および将来の市民に対して市の諸活動を説明する責務を全うするため、永久に保存されることとなります。
歴史公文書に該当する文書については次のとおり定められています。
(1) 市の組織および機能ならびに政策の検討過程、決定、実施および実績に関する重要な情報が記録された文書
(2) 市民の権利および義務に関する重要な情報が記録された文書
(3) 市民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書
(4) 市の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書
特定歴史公文書の利用方法について
本市では情報公開制度に基づき特定歴史公文書の公開を実施しております。特定歴史公文書の利用を希望される方は、「特定歴史公文書目録」から利用したい文書を探し、「公文書公開申出書」（市内在住、在勤、在学等の方の場合）または「公文書任意的公開申出書」（市外在住の方の場合）に必要事項を記載の上、直接、郵送、電子申請等の方法でご提出ください。利用を希望する文書の特定が容易となるよう、文書の番号やタイトルを「公開請求に係る公文書の名称または内容」の欄に記載ください。
制度や具体的な利用方法については以下のページをご覧ください。
情報公開・個人情報保護制度の申請書（直接提出・郵送提出等の場合にご利用ください）
その他、特定歴史公文書の利用方法についてわからない点があれば、総務課（市役所本庁舎4階）にご相談ください。
特定歴史公文書の非公開範囲について
特定歴史公文書の公開については、職務上利用される文書としての役割を終えたものであるため、意思形成過程情報が公開情報として取り扱われる等、非公開の範囲が行政文書と異なります。
また、個人や法人の権利利益等を害するおそれは、時の経過や社会情勢の変化により低下するとされていることから、非公開情報が記録されているかどうかを判断する際には、「時の経過」が考慮されます。
特定歴史公文書に記載された個人に関する情報をその本人が公開を希望する場合
行政文書に個人に関する情報が記載されている場合と同様に、個人情報保護制度に基づき、保有個人情報の開示請求を行ってください。制度の詳細はこちらをご覧ください。
特定歴史公文書目録
本市では、上尾市公文書管理条例（令和6年10月1日全面施行）に基づき、市が保存する特定歴史公文書のうち一定の整理ができたものから、「特定歴史公文書目録」として本ページに掲載いたします。整理の進展に伴い、目録の内容は随時更新いたします。
現在公表している特定歴史公文書目録
条例施行前文書
上尾市公文書管理条例施行時に保存期間が30年を経過していた文書のうち、歴史公文書に相当するもの(引き続き各実施機関で行政文書として管理される文書を除く)。
教育委員会収集文書
旧上尾市文書取扱規程等に基づき、保存期間が満了した文書のうち市史編さんに必要と認められる文書として、教育委員会において収集・保存されてきた文書。規程において保存期間が11年以上の文書のうち保存期間が見直しとなったもの、保存期間10年、5年文書等が含まれます。
条例施行後文書
上尾市公文書管理条例施行後に保存期間が満了した文書のうち、上尾市情報公開・個人情報保護・公文書管理運営審議会に対する意見聴取を経て、歴史公文書に該当する文書として市長に移管された文書。
特定歴史公文書目録一覧
特定歴史公文書目録イメージ
特定歴史公文書目録（条例施行前文書） [PDFファイル／1.8MB]
特定歴史公文書目録（条例施行前文書） [Excelファイル／248KB]
特定歴史公文書目録（教育委員会収集文書） [PDFファイル／1.2MB]
特定歴史公文書目録（教育委員会収集文書） [Excelファイル／130KB]
特定歴史公文書目録（条例施行後文書） [PDFファイル／876KB]
特定歴史公文書目録（条例施行後文書） [Excelファイル／31KB]
※目録には非公開情報が含まれる文書も掲載しております。また、原本を公開することで破損するおそれがある場合等、公開できない場合もあります。
目録の項目について
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 目録No. | 目録ごとの通し番号。 |
| 管理年度 | 市で管理しているファイル基準表、行政文書ファイル管理簿記載の年度を記載しています。複数年度に渡って用いられた行政文書ファイルについては、記載年度以外の文書も含まれます。 |
| 開始年度・終了年度 | 行政文書ファイルに含まれる文書の最も古い年度および最も新しい年度を記載しています。整理作業を継続しているため、参考値として取扱いください。 |
| 保存期間 | 移管時の保存期間を記載しています。旧上尾市文書取扱規程により「永年」、「11年以上」の保存年限とされていたものについては、「30年」に読み替えています。 |
| 移管時部局（所属） | 特定歴史公文書として、市長に移管された時点での部局（部、局、室等）および所属（課、センター等）を記載しています。 |
| 作成・取得等部局（所属） | 文書が作成・取得された時点での部局（部、局、室等）および所属（課、センター等）を記載しています。 |
| 第1ガイド、第2ガイド | ファイリングシステムにおいて、フォルダを分類したものとなります（大分類、中分類）。古い年代の文書には存在しない場合があります。 |
| 行政文書ファイル名 | 行政文書は行政文書ファイル単位で管理されています。 |
| 移管年度 | 特定歴史公文書として市長に移管された年度。 |
