職員による不適切な事務処理について

職員による不適切な事務処理事案が発生しましたので、報告します。

概要

職員は担当する行旅死亡人等取扱業務において、令和7年度分の手数料・使用料の支払いおよび業務委託契約を適切に行っていませんでした。

※行旅死亡人等取扱業務とは
市内で亡くなった身元不明の方、引き取り手が無い方の遺体を市が引き取り、火葬した後、親族調査を行い、ご遺骨を引き渡す業務。
費用として、医師による検案文書作成手数料、つつじ苑火葬炉使用料、遺体取扱委託料が発生します。​

経緯

・令和7年7月、検案文書作成手数料2件の請求がありましたが、職員は業務多忙を理由に支払いを先延ばしにし、同様にそれ以降の支払いを怠りました。（対象件数：19件、812,642円）
・令和7年11月、3件分のつつじ苑火葬炉使用料が必要となりましたが、必要となる予算手続き等の処理手順がわからず、確認を怠り、その使用料を個人で支払いました。（対象件数：3件、21,000円）
・令和8年3月、年度末となり各支払いが必要となりましたが、上記個人払いの発覚を恐れ、その件数分の契約手続きを実施しませんでした。（対象件数：3件、297,000円）
・令和8年9月30日夕方、検案文書を作成した病院より支払確認の連絡があり、当該職員ではなく、別の職員が応対したことで発覚しました。​

原因

・本業務においては、当該職員のみでの業務執行が常態化しており、案件情報の共有や業務フォロー体制が取れていませんでした。
・請求書受領および支払処理が担当者任せとなり、管理・チェック体制が取れていませんでした。​

対応

・本事案の支払いを迅速に進めます。
・処分については、決定され次第、公表します。

​再発防止策​

・請求書の処理等について複数で当たるよう体制を見直します。
・本事案について公表するとともに全職員に周知し、コンプライアンスについて再度徹底します。​​