上尾市議会（常任委員会）会議録の誤公表について（お詫び）

　この度、上尾市議会が運用する「上尾市議会会議録検索システム」において、本来非公開とすべき秘密会部分の会議録を誤って公開していたことが判明いたしました。
　市民の皆様及び関係者の皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
　本件の経緯及び対応について、以下のとおりお知らせいたします。

　令和8年6月4日午前10時頃、他部署の職員からの指摘により、本来公開されるべきではない会議録が閲覧可能な状態となっていることが判明しました。

　上尾市議会会議録検索システムにおいて、令和8年5月28日から6月4日までの間、令和8年3月4日に開催した令和8年3月定例会文教経済常任委員会の秘密会部分の会議録が、一般に閲覧可能な状態となっていました。

　会議録の作成にあたっては、事前に紙媒体での校正・確定を経てインターネット公開を行うプロセスをとっており、今回の事前確認段階における秘密会部分の除外等の指示についても、委託業者へ計3回にわたり修正指示を行い、紙媒体の公開用においては非公開処理が正しく反映されていることを確認しておりました。

　しかしながら、紙媒体の校正内容をインターネット公開用データへ反映する際、その整合性を担保する検証手順が構築されておらず、委託業者による修正の未反映を見落としたまま公開される結果となりました。

（1）当該会議録の非公開化
　発覚後直ちに委託業者へ当該会議録を非公開とするよう指示し、6月4日の10時半頃、当該会議録の公開を停止しました。その後、6月5日に秘密会部分を除いた会議録を改めて公開しました。

（2）アクセス状況の確認
　掲載期間中のアクセスログを確認した結果、当該ページへのアクセスは23件であり、このうち職員等によるアクセスを除く外部からのアクセスは6件と推定しています。
　また、現時点において、当該会議録の内容がインターネット上等で拡散されている事実は確認されておりません。

　なお、秘密会に関する情報であるため、会議録の内容については公表を差し控えます。

　今回の事態を重く受け止め、再発防止に向けて次の取組を徹底します。

（1）委託先における作業管理の強化
　委託業者への修正指示及び修正履歴の管理を徹底するとともに、業者側において修正内容が適切に反映されたことを確認した上で納品させる体制を徹底します。

（2）インターネット公開前確認工程の新設
　会議録をインターネットで一般公開する前に、事務局職員が公開予定データと確認済み原稿との照合を行う工程を新たに設け、複数職員による確認を実施します。

　この度は、本市議会に対する市民の皆様の信頼を損ねる事態を招きましたことを、深くお詫び申し上げます。

　秘密会の会議録は厳格に管理されるべきものであり、今回の事態を重く受け止めております。

　今後は再発防止策を着実に実施し、適切な情報管理と適正な議会運営の徹底を図ることで、市民の皆様からの信頼回復に全力で取り組んでまいります。

　上尾市議会議長　浦和三郎